Ein (fast) papierloses Büro - Burger-BGL

Burger-BGL
Burger-BGL
Direkt zum Seiteninhalt

Ein (fast) papierloses Büro

Um meine privaten Unterlagen so papierlos wie eben möglich zu bearbeiten habe ich für mich folgende Lösung gefunden.
Papier wird digital
Kopierer
Alle Unterlagen werden eingescannt und als PDF mit einem aussagungsträftigen Namen in einer Ordner Hierarchie abgelegt. Einige meiner Geschäftspartner (Fernsehen, Strom und Telefon) senden Rechungen schon per Mail. Das spart das Scannen.

Einige Unterlagen werden dann allerdings auch in den Ursprungsformaten (Excel, Word oder JPG) aber auch mal ein E-Mail Format gelassen. Was einfach hin und wieder mehr Sinn macht und die Speichergröße hält sich im Rahmen. Aber so lassen sich die Dokumente dann eventuell später bei Bedarf leichter ändern.
MemoMaster
Zusammenfassungen, weitere Informationen und was sonst noch wichtig ist, wird dann bei Bedarf in Memomaster gespeichert. Dort wird dann, falls notwendig, eine Verlinkung zu den entsprechenden Dateien eingetragen
Dropbox
Das gesamte Verzeichnis wird dann mit der Dropbox synchronisiert und ist somit auch im Netz erreichbar.
Durch die Struktur der Verzeichnisse kann man die entsprechenden Dokumente auch in der Dropbox App wiederfinden.
Der Inhalt von Memomaster werden in das Dropbox Verzeichnis exportiert. Texte als Word Datei, Tabellen als Excel Tabelle und rein Text als TXT.
Archiv
Daten die nicht mehr aktuell sind oder abgeschlossen wurde lege ich in Archiven ab.
Ich benutze WinRAR, aber es gibt noch weitere gute Packer.
WWW was wie und  wo gesichert
Art
Beschreibung
Software / WEB / APP
Internet
Daten
Die Daten werden mittels einer Hierarchie gespeichert und in Dropbox eingelagert.
Ältere Daten, oder Daten die man nicht mehr so oft braucht, werden in Archiven abgelegt.
Scaner Software
PDF-XChange Editor
weitere Software
E-Mail
E-Mails
Bei den E-Mails setze ich auf Gmail. Andere  Accounts in Gmail gesammelt.
eM Client (Desktop)
Gmail (WEB)
Gmail (App)
Adressen & Kontakte
Terminkalender
eM Client (Desktop)
Gmail (WEB)
Gmail (App)
Da ich die E-Mails mit Gmail schreibe und empfange, bietet sich die Kontakte Verwaltung von Google an. Somit habe ich die Kontakte auf dem Desktop, im Handy und auf dem Tablet.
Kalender
Termine
Meine Termine und auch andere Sachen mit Datum verwalte ich mit Google Kalender. Durch die richtige App auch auf dem Handy ein muss.
eM Client (Desktop)
Gmail (WEB)
aCalender (App)
Kalender
Aufgaben
ToDo Listen
Die Aufgaben (ToDo Liste) erledige ich noch mit Wunderlist.
Wunderlist (WEB)+(APP)
Puzzle
Notizen
Die Wichtigen und länger gültigen Notizen werden direkt im MemoMaster abgelegt. Schnelle und kurzfristige Notizen lege ich als Text, Bild, Handschrift usw. in Google Notizen ab.
Google Notizen (WEB)(APP)
Zettel
Fotos
Videos
Bilder bvzw. Fotos verwalte ich mit Picasa. Wird zwar leider nicht mehr von Google aktualisiert ist aber bequem zu gebrauchen.
Picasa (Desktop)
Google Fotos (WEB)
Google Fotos (APP)
Kamera
So sieht aktuell mein (fast) papierloses Büro aus.
(C) Manfred Burger 2018
Zurück zum Seiteninhalt